راهنمای ارسال لیست بیمه (دیسک بیمه)
آشنایی با مفاهیم، مراحل و ابزارهادر محیط کاری شرکت‌ها و سازمان‌ها، یکی از وظایف مهم واحد
حسابداری و منابع انسانی، تهیه و ارسال لیست بیمه پرسنل به سازمان تأمین اجتماعی
است. لیستی که اصطلاحاً به آن دیسک بیمه نیز گفته می‌شود. این لیست
در برگیرنده اطلاعات دقیق کارکنان، روزهای کارکرد، حقوق و مزایا و میزان حق بیمه
قابل پرداخت است. با پیشرفت فناوری، ارسال لیست‌ها به‌صورت دستی جای خود را
به ارسال الکترونیکی و اینترنتی داده که دقت، سرعت و سهولت را افزایش
داده است.
در این راهنما، شما با ساختار کلی لیست بیمه، نحوه آماده‌سازی
فایل و نکات مهم ارسال آن آشنا می‌شوید، بدون آن‌که وارد آموزش‌های فنی و مرحله‌به‌مرحله
شوید.
دیسک بیمه چیست؟دیسک بیمه نامی است که در گذشته به فایل حاوی لیست بیمه
اطلاق می‌شد، زمانی که این فایل روی فلاپی‌دیسک ذخیره و به شعب تأمین اجتماعی تحویل
داده می‌شد. امروزه اگرچه فلاپی دیگر استفاده نمی‌شود، اما این اصطلاح هنوز در بین
حسابداران رایج است.
این فایل شامل موارد زیر است:
- اطلاعات هویتی کارگاه و کارفرما
- اطلاعات پرسنل بیمه‌شده شامل کد ملی، شماره بیمه، سمت شغلی
و سابقه
- میزان حقوق و مزایا، روزهای کارکرد، مرخصی و غیبت
- سهم بیمه کارگر، کارفرما و مالیات مرتبط
- اهمیت ارسال لیست بیمه
ارسال صحیح و به‌موقع لیست بیمه چند هدف مهم را دنبال می‌کند:
- ثبت سابقه بیمه برای پرسنل
- اطمینان از پوشش بیمه‌ای در برابر حوادث و بیماری‌ها
- پیش‌نیاز انجام امور قانونی مانند دریافت مفاصاحساب
- جلوگیری از جریمه‌های تأخیر یا ارسال ناقص
ابزارهای مورد استفاده برای ارسال لیست بیمهبرای تهیه و ارسال لیست بیمه، نرم‌افزارهایی طراحی شده‌اند
که با ساختار مورد قبول سازمان تأمین اجتماعی هماهنگ هستند. دو روش کلی وجود دارد:
1. استفاده از نرم‌افزار ListDisk
این برنامه توسط سازمان تأمین اجتماعی ارائه شده و از
فرمت فایل‌های مورد تأیید استفاده می‌کند. با ورود اطلاعات پرسنل، کارکرد و حقوق
آن‌ها، می‌توانید فایل خروجی را تولید و برای بارگذاری در سایت بیمه آماده کنید.
2. ارسال اینترنتی از طریق سامانه eservices.tamin.ir
پس از تهیه فایل، باید وارد سامانه خدمات غیرحضوری
سازمان تأمین اجتماعی شوید و فایل را در بخش "ارسال لیست حق بیمه"
بارگذاری کنید. پس از بارگذاری و تأیید، قبض پرداخت حق بیمه صادر می‌شود که
کارفرما موظف به پرداخت آن در مهلت قانونی است.
مزایای ارسال اینترنتی لیست بیمه - صرفه‌جویی در زمان و حذف مراجعات حضوری
- کاهش خطاهای انسانی با استفاده از فایل‌های سیستمی و
فرمت‌های مشخص
- دریافت رسید و پیگیری آنلاین
- امکان اصلاح سریع و ارسال مجدد در صورت وجود خطا تا
قبل از مهلت قانونی
نکات مهم در تهیه دیسک بیمه
- مطمئن شوید اطلاعات هویتی پرسنل (کد ملی، شماره بیمه، تاریخ
تولد) صحیح و به‌روز است.
- روزهای کارکرد و حقوق باید دقیق و مطابق با قرارداد باشد.
- در صورت تغییر در وضعیت شغلی یا خروج کارمند، حتماً در لیست
اعمال شود.
- قبل از ارسال نهایی، فایل را در نرم‌افزار کنترل خطا بررسی
کنید تا از صحت اطلاعات مطمئن شوید.
دیسک بیمه در اصل به فایل حاوی اطلاعات بیمه پرسنل گفته می‌شد
که در گذشته روی فلاپی‌دیسک ذخیره می‌شد. با وجود حذف فلاپی، این اصطلاح همچنان به
فایل استاندارد لیست بیمه گفته می‌شود.
ابتدا باید فایل لیست بیمه را با نرم‌افزارهای مورد تایید
سازمان تأمین اجتماعی تهیه کنید و سپس آن را در سامانه خدمات غیرحضوری eservices.tamin.ir بارگذاری و ارسال نمایید.
اطلاعات هویتی کارگاه، مشخصات پرسنل شامل کد ملی، شماره بیمه،
میزان حقوق، روزهای کارکرد، مرخصی و سهم بیمه هر طرف باید به دقت وارد شود.
قبل از ارسال نهایی بهتر است با استفاده از نرم‌افزارهای
کنترل خطا، صحت داده‌ها را بررسی کنید. در صورت ارسال اشتباه، امکان اصلاح و ارسال
مجدد تا پیش از پایان مهلت قانونی وجود دارد.
تاخیر در ارسال لیست بیمه ممکن است منجر به جریمه‌های مالی
و مشکلات قانونی برای کارفرما شود و همچنین بیمه پرسنل را با مشکل مواجه کند.
خیر، با استفاده از راهنماها و نرم‌افزارهای رسمی سازمان
تأمین اجتماعی، حتی افراد بدون تجربه قبلی نیز می‌توانند لیست بیمه را به درستی
آماده و ارسال کنند.
ListDisk نرم‌افزاری است که توسط
سازمان تأمین اجتماعی ارائه شده و به شما امکان می‌دهد اطلاعات پرسنل و حقوق را
وارد کرده و فایل استاندارد لیست بیمه را تولید کنید.
